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CAO und Sepa

CAO-Faktura für die Nutzung von SEPA einrichten

Um in CAO-Faktura mit Sepa-Lastschriften und Sepa-Überweisungen arbeiten zu können, sind einige grundsätzliche Einstellungen durchzuführen. Zu beachten ist auch, das Sepa nur im Euro-Raum angewendet werden kann, was andere Währungen als EUR ausschließt. Auslandsüberweisungen, außerhalb des Euro-Raums, sind weiterhin auf den bekannten Wegen auszuführen.

Um überhaupt mit Sepa arbeiten zu können, wird eine Gläubiger-Id benötigt, die man z.B. für Deutschland, bei der Deutschen Bundesbank beantragen kann.


Die grundsätzlichen Angaben und Einstellungen werden in den allgemeinen Einstellungen von CAO-Faktura hinterlegt.

Gläubiger ID

Einstellung GID.jpg
Innerhalb der Firmendaten wird die Gläubiger-Id angegeben. Mit dem dem Schalter Check Button.jpg kann die Gläubiger-Id auf korrekte Schreibweise geprüft werden. Die Existenz der Id wird nicht geprüft.



Bankdaten

Einstellung Firmen-Konto.jpg
Die Firmen-Konten müssen mit den Angaben zu IBAN und SWIFT ergänzt werden. Dazu wird das entsprechende Firmen-Konto gewählt, und die Angaben zu IBAN und SWIFT in den dafür vorgesehenen Feldern eingetragen. Die IBAN kann mit den Angaben Bank-Kontonr und Bankleitzahl mit Klick auf den Schalter Calc Button.jpg generiert werden. Die Richtigkeit, bzw. Existenz der IBAN wird beim Berechnen nicht geprüft.

Zahlungsarten

Einstellung Zahlung Export.jpg
Innerhalb der Zahlungsarten muss angegeben werden, ob man mit DTA und oder SEPA die Zahlungen exportieren möchte. Um mit SEPA zu exportieren, muss SEPA erstellen angehakt sein. Dadurch werden bei Rechnungstellung und Zahlart Lastschrift, die Bankdaten des Kunden auf die Angaben IBAN, SWIFT, Mandats-Id und Mandat erteilt geprüft.

Für die Zahlungsart Lastschrift bestehen Platzhalter für die SEPA-Angaben, die in den Langtext der Lastschrift nutzbar sind. Wird im Rechnungsformular der Langtext der Zahlungsart genutzt, werden die Angaben zu SEPA entsprechend angegeben.

  • Platzhalter
  • Kontonummer:  %KTONR%
  • Bankleitzahl: %BLZ%
  • IBAN:  %IBAN%
  • SWIFT:  %SWIFT%
  • Mandats-Id:  %MID%
  • Gläubiger-Id  %GID%

SEPA Angaben bei Emailversand

Einstellung Sepa Text.jpg
In den allgemeinen Angaben der Einstellungen kann eine Textmaske für den Emailversand angegeben werden. Diese Textmaske wird in den Emailtext der Rechnung eingefügt, wenn im Emailtext der Platzhalter %SEPA% eingefügt, und die Zahlungsart der Rechnung Lastschrift ist.

In der Textmaske können folgende Platzhalter verwendet werden:

  • Kontonummer: %KTONR%
  • Bankleitzahl: %BLZ%
  • IBAN: %IBAN%
  • SWIFT: %SWIFT%
  • Mandats-Id: %MID%
  • Mandat erteilt: %MDATUM%
  • Fälligkeitstermin: %FDATUM% (Zahlungsziel oder Heute plus 1 Tag, wenn Zahlungsziel Heute)
  • Gläubiger-Id: %GID%

Folgender Text wird als Standard genutzt:

Der Betrag wird per Lastschrift von Ihrem Konto %KTONR%, BLZ %BLZ%, IBAN %IBAN%, SWIFT %SWIFT%, mit der erteilten Mandants-Id %MID% vom %MDATUM% zum Fälligkeitstermin %FDATUM% eingezogen. Unsere Gläubiger-Id lautet %GID%.

Kunden Bankdaten

Kunde Bank.jpg
Bei den Adressen sind die Bankdaten erweitert, damit alle Angaben zum SEPA erfasst werden können. Aus Platzgründen sind die Benutzerfelder in einem eigenen Bereich (Benutzerfelder) verlagert worden. Zusätzlich zu den bisherigen Kontodaten sind die Felder Mandat-Id, Mandat erteilt, Lastschriftart und Lastschrifttyp hinzugefügt.

Die IBAN kann über den Schalter Calc Button.jpg aus den Angaben Konto-Nummer und Bankleitzahl generiert werden, wobei nicht geprüft wird, ob die IBAN existiert. Auch werden bisher nicht alle Sonderfälle bei der Generierung der IBAN berücksichtigt. Über den Schalter Check Button.jpg kann die IBAN auf korrekte Schreibweise geprüft werden.
Im Feld Mandats-Id wird die Mandats-Id des Kunden, unter der die Lastschrift eingezogen wird, angegeben. Über den Schalter Calc Button.jpg wird eine Mandats-Id generiert. Der Nummernkreis und Aufbau der Mandats-Id kann in den allgemeinen Einstellungen/Nummernkreise/SEPA-MANDATS-NR angegeben werden. Bei Vergabe der Mandats-Id wird geprüft, ob diese schon vergeben wurde, da die ID einmalig sein muss.
Das Datum des erteilten Mandats wird im Feld Mandat erteilt angegeben. In der Regel gibt man hier das Datum der Unterschrift der Lastschriftvereinbarung mit dem Kunden an. Die Art der Lastschrift wird im Feld Lastschriftart angegeben. Dabei stehen folgende Arten zur Auswahl:

  • einmalige Lastschrift (OOFF)
  • erste Lastschrift (FRST)
  • regelmäßige Lastschrift (RCUR)
  • letzte Lastschrift (FNAL)

Wird keine Angabe gemacht, so wird die Lastschriftart OOFF genutzt.
Im Feld Lastschrifttyp wird angegeben, ob es sich bei der Lastschrift um einen Endkunden oder Firmenkunden handelt. Als Standard ist Endkunde eingestellt. Die Einstellung hat Auswirkung bei der Generierung der Lastschrift. Bei der Erteilung der Lastschriftart ist auf die Einreichungsfristen zu achten. Bei Endkunden beträgt diese, wenn nicht anders vereinbart, 14 Tage, bei Firmenkunden 1 Tag. Achten Sie darauf, bei Endkunden und Zahlart Lastschrift, das Zahlungsziel entsprechend anzugeben.

Lastschrift generieren

Lastschrift Bankdaten.jpg
Eine Sepa-Lastschrift kann nur durchgeführt werden, wenn in den allgemeinen Einstellungen dieses bei den Zahlungsarten eingestellt wurde. Ansonsten sind die nötigen Schalter für die Sepa-Generierung nicht vorhanden. Die Angaben des Auftraggeber-Kontos sind ergänzt durch die Felder IBAN und SWIFT/BIC. Wenn hier die Angaben für IBAN und/oder BIC fehlen, kann keine Sepa-Lastschrift erstellt werden.

Sepa Lastschriftliste.jpg
In der Liste der zu verarbeitenden Positionen wird das Sepa-Ziel, die Sepa-Art und der Sepa-Typ das Kunden angezeigt (Endkunde COR / Firmenkunde B2B). Da in der Sepa-Datei nur Zahlungen der gleichen Typen zusammengefasst sein können, Sepa-Typ, Sepa-Art und Sepa-Ziel muss gleich sein, lassen sich gleiche Zahlungen mit dem Schalter SepaZusammenfassen Button.jpg markieren. Dabei wird die ausgewählte Zeile zugrunde gelegt, und alle dazu passenden Zahlungen werden markiert.

Werden weitere Zahlungen markiert, die unterschiedlich zu den markierten Sepa-Zahlungen sind, so kann die Sepa-Datei nicht erstellt werden. Das Sepa-Ziel wird neu berechnet, wenn das Zahlungsziel überschritten, bzw. gleich heute ist. Bei Endkunden Heute + 5 Tage, bei Firmenkunden Heute + 1 Tag.
Über den Schalter SepaErstellen Button.jpg wird die Sepa-Datei erstellt und in das Verzeichnis DTA, welches in den allgemeinen Einstellungen angebbar ist, gespeichert. Eine CSV-Datei mit allen Sepa-Zahlungen wird ebenfalls erstellt, um diese z.B. in anderen Programmen weiter bearbeiten zu können.
Die Listenansichten beim Verbuchen der Lastschriften sind um die Angaben zu IBAN und SWIFT, sowie bei den Details, um die Mandats-Id erweitert.

Überweisung erstellen

Lastschrift Bankdaten.jpg
Die Anzeige des Auftraggeber-Kontos ist um die Angaben zu IBAN und SWIFT erweitert.

Über den Schalter SepaErstellen Button.jpg wird die Sepa-Datei erstellt und in das Verzeichnis DTA, welches in den allgemeinen Einstellungen angebbar ist, gespeichert.

Angaben auf Ausdrucken

Die Angaben der Sepa-Daten des Kunden lasen sich im RBuilder über die Erweiterten Adressen einfügen. Die Gläubiger-Id kann über die Firmendaten eingefügt werden.

Wichtiger Hinweis

Pro Sepa-Datei kann immer nur ein Zahlungsziel, bzw. Termin, Sepa-Art und Sepa-Typ angegeben werden. Aus diesem Grund sollten Sepa Lastschriften und Überweisungen so zusammengefaßt werden, dass alle Sepa-Zahlungen die gleichen Termine und Typen aufweisen. In den Übersichten der zu erstellenden Lastschriften oder Überweisungen ist deshalb der Schalter SepaZusammenfassen Button.jpg vorhanden, der alle gleichen Zahlungen zusammenfasst. Der Aufwand ist bedingt durch die Beschränkungen des Sepa-Formats und der Übermittlungstypen bei den Banken, um einiges höher als bei reinen DTA-Dateien.

Gültigkeit der SEPA-XML

Die generierten XML-Dateien sind für Deutsche Banken (vornehmlich Sparkasse) und für Banken in Österreich, geprüft worden und sollten bei korrekten Angaben bei den Banken angenommen werden. Eine Garantie, für das korrekte Annehmen der Sepa-Dateien bei den Banken, kann nicht übernommen werden. Sollten gravierende Fehler auftauchen, diese bitte über den Support melden.